Współpraca i odpowiedzialność w zespole – od wartości do zasad działania

Jak przekładać wspólne wartości na cele, podział odpowiedzialności i codzienne ustalenia

Wartości zespołu często pojawiają się w deklaracjach organizacji, prezentacjach i kodeksach. Znacznie trudniej rozpoznać je w codziennym działaniu: w sposobie podejmowania decyzji, dzielenia się informacjami, reagowania na błędy, rozwiązywania napięć i wywiązywania się z ustaleń.

Sama zgoda co do tego, że ważne są współpraca, odpowiedzialność czy wzajemny szacunek, nie przesądza jeszcze, co te pojęcia oznaczają dla konkretnych osób. Jeden członek zespołu może rozumieć odpowiedzialność jako samodzielność, inny jako konsultowanie decyzji, a jeszcze inny jako gotowość do wspólnego reagowania na trudności.

Warsztat pomaga przejść od ogólnych deklaracji do konkretnych zasad działania. Uczestnicy określają, co jest ważne dla ich współpracy, jak ma się to przejawiać w codziennych zachowaniach oraz jakie ustalenia mogą wspierać realizację wspólnych celów.

Dla kogo?

Warsztat jest przeznaczony dla:

• zespołów, które chcą uporządkować zasady współpracy;
• nowych zespołów oraz grup pracujących w zmienionym składzie;
• zespołów interdyscyplinarnych i projektowych;
• liderów i osób odpowiedzialnych za organizowanie współpracy;
• zespołów, w których pojawiają się niejasności dotyczące ról i odpowiedzialności;
• pracowników HR i osób wspierających rozwój zespołów;
• grup, które chcą przełożyć wartości organizacji na codzienne praktyki.

Kiedy ten warsztat może być szczególnie potrzebny?

Warsztat może być pomocny, gdy:

• wartości zespołu są znane, ale trudno dostrzec je w codziennym działaniu;
• nie jest jasne, kto podejmuje decyzje, wykonuje zadania i monitoruje ich realizację;
• część osób jest przeciążona, podczas gdy inne pozostają poza istotnymi działaniami;
• pracownicy różnie rozumieją odpowiedzialność i samodzielność;
• ustalenia nie są realizowane albo każda osoba zapamiętuje je inaczej;
• zespół unika rozmów o trudnościach i narastających napięciach;
• oczekiwania wobec współpracy pozostają niewypowiedziane;
• brakuje przestrzeni do wymiany perspektyw i wspólnego wypracowywania rozwiązań;
• zespół potrzebuje ponownie określić swój wspólny cel oraz sposób działania.

Cel warsztatu

Celem warsztatu jest wspólne wypracowanie zasad, które pomagają przekładać wartości zespołu na konkretne zachowania, decyzje i ustalenia.

Uczestnicy przyglądają się temu, co sprzyja współpracy, a co ją utrudnia. Określają wspólny cel, nazywają ważne wartości, rozmawiają o sprawiedliwym podziale odpowiedzialności oraz ustalają, jak chcą podejmować decyzje, wymieniać informacje, monitorować działania i reagować na trudności.

Kompetencje przyszłości

Warsztat rozwija przede wszystkim:

• współpracę wokół wspólnych celów;
• odpowiedzialność indywidualną i zespołową;
• elastyczność psychologiczną;
• komunikację i uzgadnianie znaczeń;
• przyjmowanie różnych perspektyw;
• dzielenie się wpływem i odpowiedzialnością;
• podejmowanie decyzji zespołowych;
• konstruktywne reagowanie na trudności;
• przekładanie wartości na obserwowalne działania.

Odpowiedzialność nie oznacza, że każda osoba odpowiada za wszystko ani że pracownicy powinni własnym wysiłkiem kompensować niejasne zasady lub problemy organizacyjne. W dojrzałej współpracy odpowiedzialność wymaga jasno określonych ról, dostępu do informacji, możliwości wpływu oraz uzgodnionego sposobu reagowania, gdy pojawiają się trudności.

Program warsztatu

1. Co oznacza dobra współpraca?

Współpraca może być różnie rozumiana przez poszczególne osoby. Dla jednych oznacza wzajemną pomoc, dla innych sprawny podział zadań, otwartą komunikację albo możliwość samodzielnego działania w ramach swojej roli.

W pierwszej części uczestnicy przyglądają się temu:

• po czym poznają, że współpraca w zespole działa;
• jakie zachowania ją wspierają, a jakie osłabiają;
• czego potrzebują od innych osób, aby dobrze wykonywać swoją pracę;
• jakie niewypowiedziane oczekiwania wpływają na relacje;
• gdzie przebiega granica między samodzielnością a współdziałaniem;
• w jakich sytuacjach odpowiedzialność staje się niejasna lub nierówno rozłożona.

Praca odbywa się w formule World Café. Uczestnicy rozmawiają w małych grupach, przechodzą między stolikami i rozwijają wątki rozpoczęte przez inne osoby. Dzięki temu mogą zobaczyć, jak różne znaczenia przypisujemy tym samym pojęciom.

2. Wspólny cel i wartości zespołu

Wartości wskazują kierunek działania, ale nie są jednorazowo osiąganym rezultatem. Mogą być obecne w sposobie prowadzenia rozmowy, podejmowania decyzji, rozwiązywania problemów i dzielenia się odpowiedzialnością.

Uczestnicy pracują nad pytaniami:

• Co jest celem naszej współpracy?
• Dla kogo i w jakim celu wykonujemy naszą pracę?
• Jakie wartości chcemy realizować jako zespół?
• Co jest dla nas ważne, gdy pojawia się presja, różnica zdań lub błąd?
• Po jakich zachowaniach można rozpoznać, że dana wartość jest obecna?
• Jakie działania mogą być sprzeczne z naszymi wartościami, nawet jeżeli wynikają z dobrych intencji?

W kolejnych rundach World Café uczestnicy porównują perspektywy i poszukują wspólnych znaczeń. Celem nie jest wybranie efektownie brzmiących haseł, lecz określenie wartości, które rzeczywiście mogą wyznaczać kierunek działania zespołu.

3. Od wartości do konkretnych zasad działania

Ta sama wartość może prowadzić do różnych zachowań w zależności od sytuacji. Dlatego zespół potrzebuje uzgodnić, jak jego wartości mają przejawiać się w codziennej pracy.

Uczestnicy przekładają wybrane wartości na zasady dotyczące:

• komunikowania ważnych informacji;
• podejmowania i dokumentowania decyzji;
• zgłaszania wątpliwości oraz różnicy zdań;
• proszenia o pomoc i oferowania wsparcia;
• udzielania informacji zwrotnej;
• reagowania na błędy i niedotrzymane ustalenia;
• współpracy pod presją czasu;
• rozwiązywania napięć i konfliktów;
• dbania o granice odpowiedzialności.

Każda zasada zostaje opisana za pomocą możliwie konkretnych zachowań. Uczestnicy sprawdzają, czy jest zrozumiała, wykonalna i możliwa do zastosowania w rzeczywistych warunkach pracy.

4. Elastyczność psychologiczna i odpowiedzialne działanie

W tej części wykorzystujemy elementy ACT – podejścia rozwijającego elastyczność psychologiczną.

Uczestnicy sprawdzają, jak:

• zauważać automatyczne reakcje pojawiające się we współpracy;
• rozpoznawać myśli i emocje, które sprzyjają unikaniu odpowiedzialności albo przejmowaniu jej w nadmiernym zakresie;
• pozostawać w kontakcie z różnicą zdań bez wycofywania się i bez narzucania własnej perspektywy;
• odróżniać wartości od celów, zasad i konkretnych działań;
• wybierać zachowania zgodne z wartościami także wtedy, gdy wiążą się z dyskomfortem;
• przyjmować informację zwrotną i korygować własne działanie;
• podejmować możliwe kroki w obszarze własnego wpływu.

ACT nie służy przekonywaniu uczestników, że powinni akceptować każde rozwiązanie organizacyjne. Pomaga zauważać własne reakcje, świadomie odnosić się do sytuacji oraz wybierać działania, które wspierają ważne cele i relacje.

Praca nie ma charakteru terapeutycznego. ACT wykorzystywany jest jako praktyczny model wspierający współpracę i odpowiedzialne działanie w sytuacjach zawodowych.

5. Od wspólnych ustaleń do codziennej praktyki

Ostatnia część warsztatu służy zebraniu rezultatów rozmów oraz przełożeniu ich na możliwe do zastosowania rozwiązania.

Uczestnicy wspólnie ustalają:

• jaki jest najważniejszy cel zespołu;
• jakie wartości mają wspierać jego realizację;
• za jakie obszary odpowiadają poszczególne osoby;
• które decyzje mogą być podejmowane samodzielnie, a które wymagają konsultacji;
• w jaki sposób będą przekazywane ważne informacje;
• jak zespół będzie monitorował realizację ustaleń;
• co wydarzy się, gdy pojawi się trudność lub ustalenie nie zostanie zrealizowane;
• jak i kiedy zasady będą poddawane ponownej ocenie;
• jaki pierwszy krok zespół może wykonać po warsztacie.

Rezultatem może być robocza karta zasad współpracy albo niewielki eksperyment zespołowy, którego skutki zostaną ocenione po określonym czasie. Ustalenia nie są traktowane jako zamknięty regulamin, lecz jako rozwiązania, które można sprawdzać i modyfikować na podstawie doświadczenia.

Jak będziemy pracować?

Warsztat łączy krótkie wprowadzenia z doświadczeniem, dialogiem i wspólnym wypracowywaniem rozwiązań. Wykorzystujemy:

• rozmowy w formule World Café;
• pracę przy stolikach tematycznych;
• zmianę grup i przenoszenie wniosków pomiędzy rozmowami;
• wspólne zbieranie najważniejszych spostrzeżeń;
• ćwiczenia indywidualne;
• pracę w parach i małych grupach;
• analizę sytuacji zawodowych;
• elementy ACT i modelu elastyczności psychologicznej;
• przekładanie wartości na obserwowalne zachowania;
• planowanie konkretnych działań do sprawdzenia w pracy.

Formuła World Café pozwala uczestnikom spotkać się z różnymi perspektywami i współtworzyć rozwiązania, zamiast jedynie reagować na gotowy zestaw zasad przedstawiony przez prowadzących.

Dbamy o warunki do zadawania pytań, wyrażania różnic i podejmowania prób. Uczestnicy sami decydują, jakimi doświadczeniami chcą się dzielić.

Po warsztacie uczestnicy będą potrafili

• wyjaśnić, co wspólne wartości oznaczają w codziennej pracy zespołu;
• odróżniać wartości od celów, zasad i pojedynczych działań;
• przekładać wartości na konkretne, obserwowalne zachowania;
• rozpoznawać niewypowiedziane oczekiwania dotyczące współpracy;
• rozmawiać o różnicach w rozumieniu odpowiedzialności;
• wyraźniej określać role, zakres wpływu i odpowiedzialność;
• uzgadniać sposób podejmowania decyzji i wymiany informacji;
• reagować na trudności bez automatycznego obwiniania;
• uczestniczyć w dialogu uwzględniającym różne perspektywy;
• wybierać działania wspierające wspólny cel zespołu.

Znaczenie dla organizacji

Warsztat może wspierać organizację w budowaniu bardziej przejrzystych zasad współpracy, lepszym wykorzystyw